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こんにちは。ブログ担当スタッフのHです。
わたしたち企業が成長し続けていくためには、業務効率の向上は欠かせません。特に受発注業務は、会社の利益に直結する大切な業務。正確でスピーディに対応できれば、お客様との信頼度向上、売上増加、利益還元へと繋げていくことができます。
しかし、いまだに紙ベースで注文管理をしていると、手間もリスクも大きくなりがち。
その結果、「お客様の信頼を失い、売上が減少。コストが増加する」というマイナスな展開にも繋がりかねません。
このような状況に陥らないために、悩みを解決してくれるのが販売管理システム「FLAM」です。
そこで今回は、業務効率が格段にアップする販売管理システムFLAMの魅力について詳しくご紹介します。
時間の掛かる手書き注文は自動反映で時短化へ
手書きでの発注書作成は、時間もかかるうえにヒューマンエラーの原因にもなりがち。しかし、FLAMを使えば商品名の一部を入力するだけで、該当商品をサッと表示できます。
たとえば「C810H」と入力すれば、その型番を含む商品だけがズラリと出てくるので、色違いや種類別の商品を注文する際に素早く選択できます。
また、価格やメーカー名、仕様なども自動で発注書に反映できます。一度登録したデータや納品先は繰り返し使用でき、修正、加筆も自由に行えます。郵便番号を入れるだけで住所が入力される機能も便利ですよ。
受注状況の確認は番号管理でスムーズに
「今の注文、どこまで進んでる？」
そんな確認作業も、FLAMなら受注番号ですぐに確認できます。例えば、社名で絞って過去の注文履歴をすべて表示したり、日付や商品別による検索、金額の高い注文順に並び変えも可能です。
各注文ごとに受注番号が発行されるため、別の従業員との状況確認も素早く行えます。受注以外にも発注や入金、請求書にも管理番号は発行され、業務の効率化に役立ちます。
特に納期がシビアな取引先に対しては、迅速な対応が信頼に直結します。注文変更や納期確認といったお問い合わせにも、即座に対応できるのは大きなメリットです。
納期回答は分かりやすく効率良く送る
販売管理システムを使うと、商品・数量・納品先・納期・送り状番号を1枚のPDFに集約できます。1枚ですべての情報が分かるため、商品ごとに納期が違う場合でも「どの商品がいつ入荷されるのか」をお客様が一目で確認できます。
また、別の担当者が納期回答を行った場合も管理番号からすぐに確認ができ、最終編集者や更新日時の把握も可能です。
メールは定型文から選ぶだけ、PDFも自動添付されるので、手間なくスマートに納期回答が行えます。
もちろん「いつ・誰が・どこに・何を送ったのか」など、履歴もしっかり確認できますよ。
過去の注文履歴で、お客様にぴったりの提案を！
FLAMでは、お客様ごとの注文履歴を一覧表示できるので、書類を探す必要がありません。表示件数は20件、100件と好みに合わせて変更でき、日付・納入先・合計金額・担当者などが１つの画面で確認できます。
「去年のA社の注文数は？」「B社の発注ペースは？」など、営業に役立つ情報がすぐに分かります。情報が素早く確認できると、今後の経営戦略や提案も行いやすいです。
クラウド型なので、外出先でもアクセスOK。お客様との商談中でも頼れるツールです。
過去の履歴をスムーズに参照できないとお客様の購入傾向や好みを見落とし、クロスセルの機会を逃すことにも繋がります。お客様が望むであろう次のサービスに先回りして収益アップに繋げるためにも、業務効率の向上は欠かせません。
請求書は一括送信！コストも心労も軽減
請求書の郵送、まだ続けていませんか？
FLAMでは、請求書を複数の取引先へ一括でメール送信できます。
紙代・郵送費・封入作業の人件費はゼロになり、交通事情による遅延リスクや誤配送による情報漏れの危険性もありません。
無駄な紙やガソリン ( CO2 ) を排出しないことは地球環境への取り組みに繋がり、SDGsの観点からも会社のアピールポイントになります。
また、インボイス番号・振込先・注文明細・支払期限などが明確に記載されるため、お客様からの不要な問い合わせも減らせます。信頼性を高めつつコストも抑えられるデジタル請求書の導入は、ビジネスの成長をサポートする上で必須作業と言えそうです。
入金確認は安全・正確・スムーズに
「繰越金の発生に気付けなかった…」そんな失敗もFLAMなら未然に防ぐことができます。
入金日・取引区分・担当者・合計金額を社名別に表示したり、過去すべての請求額と入金額を横並びで表示できるため、過去の履歴と照らし合わせてズレをすぐに発見。計算はシステムによる自動計算なので、計算ミスの心配もありません。
SSL通信でデータを暗号化し、セキュリティも万全。外部からのデータ改ざんや不正アクセスを防ぎ、お客様の大切な情報を安全に保管します。
情報はセキュリティで安全に管理
販売管理システムを使って情報を管理することは、紙ベースで保管するより安全性が高いです。FLAMは、第三者機関によるペネトレーションテストを定期的に実施しており、ウィルス対策、不正アクセス対策が標準実装されています。
さらに、多要素認証（MFA）にも対応。IDとパスワードに加えてスマートフォンの認証コード入力が必要なので、不正アクセスの早期発見に繋がります。
クラウド型のシステムはデータ破損のリスクも少なく、万が一PCが壊れてもデータはクラウド上に保管されているため消失の心配はありません。プライバシーや情報漏れのリスクは会社の信用問題に繋がるため、セキュリティ面は高めた方が安心です。
導入のご相談もお気軽に！
弊社では、実際にFLAMを導入・活用している立場から、現場目線でのご相談やご質問に丁寧にお答えしています。お気軽にお問い合わせください。
こんな方におすすめです。
・導入方法や金額に具体的なアドバイスが欲しい方
・実際の使用経験に基づいた情報が必要な方
・データ分析による営業へのヒントを求めている方
・FLAMを活用した業務改善に興味のある方
まとめ
販売管理システムFLAMを導入すれば、紙ベースの管理と比べて圧倒的に作業効率、セキュリティ面が向上します。作業時間短縮・コスト削減・人件費削減など、細かいところまで言い出すとキリがありません。
これを機に、アナログ管理から卒業してデジタルの力で業務改革をはじめてみませんか？
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最後までお読みいただきありがとうございました。